SGK Elektronik Tebligat Uygulamasına Geçiyor

Sosyal Güvenlik Kurumu, "Sosyal Güvenlik Kurumunca Elektronik Ortamda Yapılacak Tebligata İlişkin Yönetmelik" ile e-tebligat uygulamasına ilişkin detayları yayımladı.

Yönetmeliğin detayları aşağıdaki şekildedir:

Elektronik Tebligat Nedir?

Yönetmelik Madde 3/ç'ye göre;

"ç) Elektronik tebligat: İlgili mevzuata göre muhataplara tebliği gereken evrakın elektronik tebligat sistemi ile muhatapların elektronik adreslerine tebliğ edilmesini" ifade etmektedir.

Elektronik Tebligat Adresi Nedir?

Yönetmelik Madde 3/d'ye göre;

"d) Elektronik tebligat adresi: Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından e-Devlet bünyesinde veya başka kurumlar tarafından kurulmuş elektronik tebligata elverişli ortamı," olarak tanımlanmaktadır.

Elektronik Tebligatın Alınması Kayıt Altında mıdır?

Madde 3/a'ya göre tüm alındı bilgileri kaydedilmektedir;

"a) Alındı bilgisi: Tebligatın; muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığına ve usulen tebliğ edilmiş sayıldığına dair üretilen, muhatap ve Kurum tarafından alınan kayıtları," şeklinde ifade edilir.

Elektronik Ortamda Hangi Evraklar Tebliğ Edilecektir?

Madde 5'e göre;

MADDE 5 - (1) Kurumca, mevzuat gereği tebliği gereken tüm evraklar, muhataplara ilişkin bu Yönetmelikte belirlenen hükümler çerçevesinde elektronik ortamda tebliğ edilir.

(2) Ancak elektronik yolla tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde, kendilerine elektronik tebligat yapılması gereken muhataplara diğer usullerle de tebligat yapılabilir.

Tüm İşverenler Elektronik Tebligat Adresi Almak Zorunda mıdır?

Madde 6'ya göre tüm işverenler elektronik sistemi kullanmak zorundadırlar.

MADDE 6 - (1) 5510 sayılı Kanun'un 88'inci maddesinin yirmi üçüncü fıkrası hükümlerine istinaden işverenler bu Yönetmelikte belirlenen sürelerde elektronik tebligat adresi almak ve elektronik sistemi kullanmak zorundadırlar.

(2) Birinci fıkrada belirtilmeyen muhataplar isteğe bağlı olarak kendilerine elektronik ortamda tebligat yapılmasını talep edebilirler.

(3) İsteğe bağlı olarak kendilerine elektronik tebligat yapılmasını isteyen bu kişiler bu sistemi kullanmak zorunda olup daha sonra bu kapsamdan çıkamazlar.

İşverenler Ne Zamana Kadar Elektronik Tebligat Adresi Başvurusu Yapmak Zorundadırlar?

Madde 7'ye göre işverenler, Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihi (01 Ekim 2021) takip eden 3 ay içinde başvuru yapmakla yükümlüdürler:

MADDE 7 - (1) Elektronik tebligat adresi almak zorunda olan işverenler, Kurumca belirlenen sistem üzerinden, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihi takip eden üç ay içinde başvuru yapmakla yükümlüdür.

(2) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra sigortalı çalıştırmaya başlayan işverenler, sigortalı çalıştırmaya başladığı ayı/dönemi takip eden aydan itibaren üç ay içinde, Kurumca belirlenen sistem üzerinden başvuru yapmakla yükümlüdür.

(3) Elektronik tebligat adresi edinme zorunluluğu bulunmayan fakat isteğe bağlı olarak kendisine elektronik tebligat yapılmasını talep eden muhataplar da başvurularını Kurumca belirlenen sistem üzerinden yapmakla yükümlüdür.

Evraklar Elektronik Ortamda Ne Zaman Tebliğ Edilmiş Kabul Edilir?

Madde 8'e göre; evraklar elektronik ortamda imzalanır ve işverenlerin e-tebligat adresine iletilir. Ayrıca, evraklar işverenlerin elektronik ortamdaki adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır.

MADDE 8 - (1) Sosyal güvenlik il müdürlüğü/sosyal güvenlik merkezi/merkez teşkilatı tarafından tebliğ edilmesi gereken evrak elektronik ortamda imzalanır ve Kurum tarafından muhatabın elektronik tebligat adresine iletilir.

(2) Elektronik imzalı evrak muhatabın elektronik ortamdaki adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır.

(3) Olay kayıtları, işlem zaman bilgisi eklenerek arşivde erişilebilir şekilde saklanır. Ancak evrakın ilgili mevzuat hükümleri uyarınca imha edilmesini müteakip e-tebligat kayıtları da silinebilir.

(4) Talep hâlinde elektronik tebligata ait kayıtlar muhataba veya yetkili mercilere sunulur.

(5) Olay kayıtları aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılır.

Elektronik Tebligat Adresinin Kullanıma Kapatılması Hangi Hâllerde Mümkün Olabilir?

Yönetmeliğin 9'uncu maddesinde detaylar açıklanmıştır:

MADDE 9 - (1) Zorunlu veya isteğe bağlı olarak elektronik tebligat sistemine dâhil olanların aşağıdaki durumlar dışında sistemden çıkmaları mümkün değildir. Buna göre;

a) Tüzel kişilerde ticaret sicil kaydının silindiği (nevi değişikliği, birleşme hâlleri dâhil) tarih itibariyle elektronik tebligat adresi kapatılır.

b) Gerçek kişilerde ilgilinin ölümü veya gaipliğine karar verildiğinin Kurum tarafından tespit edildiği durumlarda ölüm/karar tarihi itibariyle ilgilinin elektronik tebligat adresi resen kapatılır.

c) Ölen/gaipliğine karar verilen kişinin elektronik tebligat adresi, mirasçıları tarafından sosyal güvenlik il müdürlüğüne veya sosyal güvenlik merkezine/merkez teşkilatına başvuru yapılması hâlinde de kullanıma kapatılır.

Elektronik İşlem Kayıtları Ne Kadar Süreyle Muhafaza Edilir?

Madde 10'da detayları aşağıdaki şekildedir:

MADDE 10 - (1) Kurum tarafından; işlem zaman bilgisi ve olay kayıtları erişilebilir şekilde; güvenliği, gizliliği ve bütünlüğü sağlanarak aşağıda belirtilen süreler kadar arşivde muhafaza edilir:

a) Kurum ile muhataplar tarafından gerçekleştirilen işlem zaman bilgisi kayıtları on yıl.

b) Elektronik tebligat sistemi iş süreçlerinin sürekliliğini veya bilgi güvenliğini tehdit eden ya da öngörülemeyen durumlara ait işlem zaman bilgisi kayıtları on yıl.

c) Muhatabın elektronik tebligat sistemine erişim kayıtları on yıl.

ç) Olay kayıtları otuz yıl.

(2) İşlem zaman bilgisi ve olay kayıtlarının silinmesi en az bir defa denetimden geçmiş olması şartına bağlıdır.

3 Ay İçerisinde Başvuru Yapılmaması Hâlinde Ne Olur?

Madde 11'de işverenlerin zamanında başvuru yapmakla yükümlü olduğu ve sorumlulukların yerine getirilmemesi hâlinde tüm hukuki sonuçların işveren sorumluluğunda olduğu ifade edilmiştir:

MADDE 11 - (1) Kendisine elektronik ortamda tebligat yapılacak muhatap;

a) Başvurusunu süresinde, tam ve doğru olarak yapmakla,

b) Beyan edilen bilgilerde meydana gelecek değişiklikleri bildirmekle,

c) Bu Yönetmelikte belirtilen tüm şartlara riayet etmekle,

ç) Elektronik tebligatı alacak kişilerde değişiklik olması hâlinde bu değişikliği bildirmekle,

yükümlüdür.

(2) Birinci fıkrada yer verilen sorumlulukların yerine getirilmemesinden doğacak hukuki sonuçlar muhatabın sorumluluğundadır.

İlgili Yönetmeliğe linkten ulaşabilirsiniz.

Ek bilgiye ihtiyaç duymanız hâlinde lütfen müşteri temsilciniz ile irtibata geçiniz.