Türkiye’de Yeni Elektronik Tebligat Dönemi ve Yasal Zorunluluklar

01.01.2019 tarihinden itibaren PTT tarafından yürütülecek olan Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (“UETS”) ile birlikte elektronik tebligat kanallarında önemli bir değişiklik gündeme geliyor. Son yıllarda tebligat alanında önemli teknolojik adımlar atılmış olup elektronik tebligat ve Kayıtlı E-posta Sistemi (“KEP”) gibi sistemler geliştirilmiştir. 6.12.2018 tarih ve 30617 sayılı Yönetmelikle yapılan elektronik tebligat işlemlerini yürütmek amacıyla PTT tarafından kurulan UETS ile birlikte elektronik tebligat ile ilgili zorunlu olarak takip edilmesi gereken üç adet sistem bulunuyor.

Bu sistemler;

• 1. Vergi Usul Kanunu’nun bir getirisi olarak: E-Tebligat sistemi
• 2. TTK ve Tebligat Kanunu gereğince kullanılan: KEP
• 3. Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nce kullanılacak olan: Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi

1. E-TEBLİGAT UYGULAMASI

Vergi idaresince yürütülen vergilendirme sürecine ilişkin e-tebligat; Vergi Usul Kanunu’nun 107/A maddesi ile düzenlendiği şekilde ve tebligatın elektronik ortamda yapılmasının usul ve esaslarına ilişkin düzenlemelerin yer aldığı 456 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği hükümlerine göre yapılmaktadır.

1 Nisan 2016 tarihinde uygulamaya geçen e-tebligat sistemi, sadece Vergi Usul Kanunu çerçevesinde tebliği gereken belgelerin (bilgi isteme yazısı, defter belge isteme yazısı gibi) mükelleflere tebliğ edilmesine ilişkindir. Mükellefler veya mükelleflerin kanuni temsilcileri tarafından başvuru yaparak https://intvrg.gib.gov.tr adresinden sisteme giriş yapılmaktadır.

VUK hükümlerine göre tebligatı gereken evrakın KEP adresine tebliği mümkün olmadığından, mükelleflerin e-tebligat adresi edinmeleri gerekmektedir. Dolayısıyla KEP sahibi olanlar da dahil olmak üzere, tüm kurumlar vergisi mükelleflerinin e-tebligat sistemine başvuruda bulunmaları gerekmektedir. Elektronik Tebligat Talep Bildirimi ile vergi dairesine bildirimde bulunan mükelleflere, müracaatı anında (internet vergi dairesi şifresi yok ise) sistemden üretilen internet vergi dairesi şifresi verilir.

İnternet vergi dairesini kullanarak elektronik ortamda bildirimde bulunan mükelleflere ayrıca internet vergi dairesi şifresi verilmeyecek olup mevcut kullanıcı şifresiyle E-Tebligat sistemine giriş yapabilirler.

2. KAYITLI ELEKTRONIK POSTA (KEP)

KEP sistemi, TTK ve Tebligat Kanunu’nda düzenlenen genel bir tebligat aracıdır olup e-imza ve zaman damgası kullanılarak bir elektronik postanın iletildiğini garanti altına almak amacı ile geliştirilmiştir.

Türk Ticaret Kanunu'nun 18 inci maddesinin üçüncü fıkrası: “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.”

19 Ocak 2013 Tarih ve 28533 Sayılı Resmî Gazetede yayınlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği’ne göre; anonim, limitet ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur.

KEP'in normal e-postadan farkı; dijital imza ile çalışması, hizmet sağlayıcı kuruluş tarafından 20 yıl saklanması, yüksek güvenlik, ıslak imzadan daha kuvvetli bir geçerlilik sağlayan zaman damgası ve ileti tutarlılığıdır.

KEP adresleri yetkili servis sağlayıcılardan ve PTT'den elde edilmektedir.

3. ULUSAL ELEKTRONİK TEBLİGAT SİSTEMİ (UETS)

Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (“UETS”), 1 Ocak 2019 tarihinden itibaren uygulamaya geçmiştir. Söz konusu sistem ile, Tebligat Kanunu’nda bildirilen tebligat çıkarmaya yetkili merciiler tarafından elektronik olarak oluşturulan tebligatların ilgili yönetmeliklere uygun şekilde değiştirilemez ve inkâr edilemez bir biçimde UETS yoluyla alıcılara iletilmesi sağlanacaktır.

01.01.2019 tarihinden itibaren bir ay içinde PTT’ye başvurarak elektronik tebligat adresi almak zorunda olan kişi ve kurumlar şu şekildedir:

• a) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar.
• b) 5018 sayılı Kanunda tanımlanan mahallî idareler.
• c) Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıkları.
• ç) Kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmeleri.
• d) Sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar.
• e) Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları.
• f) Kanunla kurulanlar da dâhil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişileri. (Özel hukuk tüzel kişileri: Anonim şirketler, limitet şirketler, dernek ve vakıflar, kooperatifler, kolektif şirketler ve komandit şirketler)
• g) Noterler.
• ğ) Baro levhasına yazılı avukatlar.
• h) Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler.
• ı) İdareleri, kamu iktisadi teşebbüslerini veya sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıkları; adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birim

Yukarıda yer alan “F" bendinden anlaşılacağı üzere Anonim ve Limited Şirket statüsünde olan tüm sermaye şirketlerinin Elektronik Tebligat adresi almaları zorunludur.

Bu kişiler dışında kalan gerçek ve tüzel kişilere, talepleri hâlinde elektronik tebligat adresi verilir. Bu durumda bu kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur. Yani, bir gerçek kişi kendi adına bir elektronik tebligat adresi alabilir ve eğer şahsi elektronik tebligat adresi varsa adına yapılacak tüm tebligatlar elektronik olarak yapılacaktır.

Elektronik tebligat, alıcının elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılacaktır. Bu nedenle elektronik tebligat adresinin düzenli kontrolü önem arz etmektedir.

Elektronik Tebligat Adresi Nasıl Temin Edilecek?

Tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu olanlar, zorunluluğun başladığı tarihten (01.01.2019) itibaren bir ay içinde ilgili kurum, kuruluş veya birlik tarafından PTT'ye başvuru yapacaktır. Diğer taraftan 7101 sayılı kanunun 50.maddesi doğrultusunda 7201 sayılı kanuna eklenen geçici madde uyarınca, UETS'nin ilk devreye girme aşamasında tebligat adresi alma zorunluluğu olan mevcut gerçek ve tüzel kişilere ait bilgiler PTT A.Ş tarafından söz konusu maddede belirtilen birimlerden talep edilecektir. İlgili kurumların sağladığı bilgiler doğrultusunda oluşturulan adresler yine aynı birimler üzerinden muhataplara ulaştırılacaktır. İlk devreye alma sürecinde meslek kuruluşları ve birlikler tarafından sağlanan listelere göre dağıtılacak olan adresler mevcut kuruluşları kapsayacaktır.

Tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu olanlar için yapılacak başvuru

Başvuruya aşağıdaki bilgi ve belgeler eklenir:

1. Kamu kurum ve kuruşları ile birlikler için Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sisteminde (DETSİS) yer alan benzersiz numara ve sistem bilgileri, DETSİS'e kayıtlı olmayanlar için tabi oldukları sistem bilgileri.
2. Merkezi Sicil Kayıt Sistemine (MERSİS) kayıtlı tüzel kişiler için MERSİS numarası ve sistem bilgileri, MERSİS'e kayıtlı olmayan tüzel kişiler için tabi oldukları sistem bilgileri.
3. Türk vatandaşı gerçek kişiler için Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası da dâhil olmak üzere kimlik bilgileri; yabancı gerçek kişiler için yabancı kimlik numarası da dâhil olmak üzere kimlik bilgileri.

PTT belirtilenler dışında da bilgi ve belge talep edebilir. UETS Sistemi 'ne ait duyurular devam etmektedir. Yasa gereği UETS ile ilgili olarak başka bir kurum hizmet vermeyecektir. Kayıtlı E-Posta (KEP) hizmet sağlayıcılarının verdiği bilgiye göre UETS sistemi üzerinden gelen iletilere cevap KEP ile verilebilecektir. UETS tek yönlü çalışan bir sistemdir. Örneğin bir Avukat bir Anonim Şirket'e UETS üzerinden ihtarname gönderebilir. Bu ihtarnameye verilecek cevap için elektronik yanıt tercih ediliyorsa KEP adresi üzerinden yanıt verilebilecektir. Aynı şekilde noter kanalı ile yanıt halen mümkündür.

Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) Web Ara yüz Bileşenine https://ptt.etebligat.gov.tr/login adresinden ulaşılabilmektedir.

UETS’de hesap sahipleri oturum açmak için aşağıdaki yöntemleri kullanabileceklerdir, Ocak 2019 itibariyle bu sistemler üzerinde çalışmalar devam etmektedir:

• TC Kimlik No ve şifre
• E-devlet
• E-imza
• Mobil İmza

PTT tarafından 09.12.2018 tarihinde yayımlanan duyuruya buradan ulaşabilirsiniz.

Elektronik Tebligat Yönetmeliği tam metnine buradan ulaşabilirsiniz.