İK Yazılımı Nedir? İK Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

×

İnsan Kaynakları yazılımı teknolojisi, bilgisayarların 1970'lerde insan sermayesi verilerini yönetmek için ilk kez kullanılmasından bu yana uzun bir yol kat etti. İK sistemleri, 1980'lerde kurumsal şirketler için daha yaygın hâle geldi ve 1990'larda web tabanlı yazılımların gelişimi ile İK yazılımlarında yeni bir döneme girildi. Günümüzde dijital dönüşüm çalışmalarının ivme kazanması ile İK Sistemleri; bulut tabanlı, self-servis yapıları ile diğer veri yönetimi programlarına kolayca entegre edilerek kuruluşların ihtiyaçlarına, hedeflerine ve bütçelerine göre yüksek oranda özelleştirilebilecek kapasitededir.

İnsan Kaynakları Yazılımı Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

İnsan Kaynakları yazılımının faydaları, yazılımın türüne, teknolojisine, entegrasyon kabiliyetine ve şirketin özelliklerine bağlı olarak büyük ölçüde değişmektedir. Tüm İK süreçlerini kapsayan ve şirketinizin ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş bir yazılım çözümünün bazı temel avantajları şunlardır:

1. Bordro Yönetimi

   Bordro yönetimi, organizasyonların finansal istikrarında ve sürdürülebilir başarısında rol oynayan önemli bir alandır. Bordro sürecinin doğru yönetilememesi, kuruluşlar için itibar kaybına ve çalışanlar için de motivasyon düşüklüğüne sebep olabilir. Günümüzde bordro sistemleri; İK süreçlerinin çalışma prensipleri ve modellerine ayak uydurmak zorunda oldukları için bordro hesaplama deneyimini kolaylaştıran, hata riskini minimuma indiren ve daha üstün teknolojileri barındıracak şekilde gelişmeye başladılar. Bordro süreçleri; hibrit çalışma, esnek çalışma gibi yeni iş modelleri ve sık değişen mevzuatlar ile giderek daha karmaşık hâle gelirken, yüksek teknoloji ürünü yazılımlar bordro yönetimini kolaylaştırarak, zamandan ve maliyetten tasarruf sağladılar.

   
2. Self Servis Uygulamalar

   Self servis uygulamalar, çalışanların insan kaynakları süreçlerine online olarak katılımını sağlamaktadır. Çalışanlara maaş bordrolarını görüntüleme, izin talebinde bulunma, performans değerlendirme ve zaman takibi gibi süreçlere katılım olanağı sağlarken, işletmelere zamandan ve maliyetten tasarruf etme imkânı sunar. Self servis uygulamalar ayrıca çalışanlar ve yönetim arasındaki iletişimi geliştirmeye yardımcı olarak organizasyon içindeki özerkliği de artırır. Buna ek olarak, çalışanların kendileri ile ilgili İK süreçleri üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmalarını sağladığı için çalışan memnuniyetini ve bağlılığını da arttırır.

3. İzin Yönetimi

   İnsan Kaynakları birimlerinin, çalışanların mesai ve izin yönetimini online sistemler olmadan yürütmeye çalışmaları, çakışan ve önceden kullanılan izinlerin takibini zorlaştırmaktadır. Özellikle birden fazla iş yerine sahip olan kuruluşların farklı vardiyaları yönetmesi karmaşık bir süreçtir. Çalışanların vardiyalarını, mesailerini, fazla mesailerini, izin, hastalık gibi yokluk hâllerini gerçek zamanlı olarak takip etmek İnsan Kaynakları yazılımlarının temel işlevlerindendir ve İK birimlerine büyük kolaylık sağlar. İzin yönetimi ile sistem kullanıcıları ve yöneticiler arasında idari, mazeret ve yıllık izin talebi ve onayı ilişkisi kurulur ve bu süreç online olarak yönetilir.

4. Performans Yönetimi

   İnsan kaynakları yazılımları performans yönetim sistemleri ile kuruluşlara pek çok fayda sağlar. İlk olarak, çalışan gelişimine yapılandırılmış bir yaklaşım sağlayarak, net ve ölçülebilir performans hedeflerinin belirlenmesine ve izlenmesine olanak tanır. Çalışanlar, yaptıkları işin kuruluşun hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu açıkça görebildikleri için bu durum çalışanların katılımını ve motivasyonunu artırır. Yöneticiler, bir performans yönetim sistemi kullanarak, ekip üyelerine düzenli geri bildirim sağlayabilir, iyileştirmeye ihtiyaç duyulan alanları ele alabilir ve etkili performansları ölçümleyebilirler. Performans yönetim sistemleri, sürekli iyileştirme kültürünün geliştirilmesine yardımcı olabilir, bu da kuruluş için artan üretkenliğe ve genel başarıya yol açar.

Ek olarak, performans yönetim sistemleri, yüksek performanslı çalışanların yanı sıra ek desteğe veya eğitime ihtiyaç duyanların belirlenmesine yardımcı olabilir. Kuruluşlar, çalışan performansını izlemek için merkezi bir sisteme sahip olarak terfiler, kariyer gelişimi ve eğitim fırsatları hakkında bilinçli kararlar alabilir. Genel olarak, insan kaynakları yazılımında bir performans yönetim sistemi uygulamak, çalışan memnuniyeti ile üretkenliğin artmasına ve bir bütün olarak kuruluş için gelişime olanak tanır.

İK Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Günümüz iş dünyasında insan kaynakları yazılımı, İK operasyonlarını optimize etmek isteyen kuruluşlar için çok önemli bir araç olarak ortaya çıkmıştır. Süreçleri otomatikleştiren, idari yükleri azaltan ve verimliliği artıran İK yazılımı, İK profesyonellerinin stratejik girişimlere odaklanmalarını sağlayarak gelişimi ve ilerlemeyi sağlar. İK biriminin, yüksek kalibreli ve yetkin bir işgücünü beslemekten, çalışanların uzun vadede katkıda bulunmalarını sağlamak için mevcut kaynakları yönetmeye kadar pek çok görevi vardır. Tüm bu görevlerle başa çıkmak ancak etkin bir İK yazılımı ile mümkündür. İnsan Kaynakları, geleneksel İK faaliyetleri ile yürütülürse, insan kaynaklarının yönetimine stratejik olarak katkıda bulunmaktan ziyade operasyonel görevlere daha fazla zaman harcanmak zorunda kalınır. Bu nedenle İK yazılımına yatırım yapmak, İK ekibinizin çabalarını organize etmesine yardımcı olacaktır.

İşletmeniz için doğru insan kaynakları yazılımını seçmek için karar verirken, yazılımın işlevselliğini ve genel değerini etkileyecek çeşitli faktörleri göz önünde bulundurmak önemlidir. İK yazılımını seçerken akılda tutulması gereken bazı noktalar şunlardır:

• Entegrasyon Yeteneği

  İK yazılımı seçerken dikkat edilmesi gereken en önemli konulardan biri entegrasyon kabiliyetidir. Entegrasyon, kuruluşların farklı sistem ve uygulamaları sorunsuz bir şekilde birbirine bağlamasına, farklı platformlar arasında veri paylaşımına ve iletişimine olanak tanır. Günümüzde organizasyonlar; muhasebe, proje yönetimi yazılımlarını veya CRM gibi sistemleri iş süreçlerinde kullanıyorlar. Bu nedenle, herhangi bir veri tutarsızlığını veya hatasını önlemek için İK yazılımının bu sistemlerle sorunsuz bir şekilde entegre olabilmesi önemlidir. Entegrasyon yeteneği; süreçleri kolaylaştırmaya, zamandan ve maliyetten tasarruf etmeye ayrıca idari işleri de azaltmaya yardımcı olacaktır.

• Kullanıcı Dostu Arayüz

  İK yazılımı seçerken, kullanıcı dostu bir arayüz olmasına dikkat etmek önemlidir. Karışık bir arayüz; hatalara, tutarsızlıklara ve yanlış veri girişine neden olabilir ve bu da İK birimlerinin karar verme süreçleri için önemli sonuçlar doğurabilir. Öte yandan, kullanıcı dostu bir arayüz, kullanıcıların ihtiyaç duydukları özelliklere ve işlevlere kolayca erişmelerine ve görevlerini hızlı ve etkili bir şekilde tamamlamalarına olanak tanıdığı için verimliliği, doğruluğu ve çalışan katılımını artırabilir. Kullanımı kolay bir İK yazılımı, basit ve sezgisel bir arayüzle, self servis kültürünün geliştirilmesine yardımcı olarak, çalışanların İK ile ilgili faaliyetlerinin sorumluluğunu üstlenmelerini sağlar ve İK profesyonellerinin iş yükünü azaltır. Ayrıca yöneticilerin İK verilerine daha verimli bir şekilde erişmelerini ve analiz etmelerini sağlayarak, kuruluşun amaç ve hedefleriyle uyumlu veri odaklı kararlar almalarına olanak tanır.

• Veri Analitiği

  İK veri analitiği, dikkate alınması gereken bir diğer önemli husustur. İK yazılımı; çalışan devir oranı, çalışan performansı ve çalışan bağlılığı gibi verilere ilişkin gerçek zamanlı, eyleme geçirilebilir içgörüler sağlamalıdır. Analitik özelliği, İK profesyonellerinin çalışan verilerindeki eğilimleri ve kalıpları belirlemesine yardımcı olarak, onların bilinçli kararlar vermelerine, iyileştirme alanlarını belirlemelerine ve iş gücünü elde tutmaya ve yeni stratejiler geliştirmelerine olanak tanır.

• Gizlilik ve Güvenlik

  Günümüzün gelişmiş teknoloji çağında, son derece gizli ve güvenli olması gereken İK verileri İnsan Kaynakları Yazılımları ile koruma altına alınmaktadır.

• Kişisel Verilerin Korunması; siber tehditler ile ilgili alınacak önlemler, internet üzerinde sağlanan hız ve yedekleme imkânları ve daha yüksek gizlilik ve güvenlik sağlayan self-servis uygulamaların kullanımı ile mümkün olmaktadır. İK Yazılımları, çok faktörlü kimlik doğrulama, şifreleme ve düzenli yedeklemeler gibi etkin güvenlik özelliklerine sahip olmalıdır. Ayrıca yazılım sağlayıcının kapsamlı bir gizlilik ve güvenlik politikası olmalı, düzenli güvenlik güncellemeleri sağlanmalıdır.

• Uzman Desteği

  İK yazılımı seçerken dikkat edilmesi gereken unsurlardan birisi de yazılım sağlayıcının profesyonel bir uzman desteği sağlamasıdır. Yazılım sağlayıcının, açık iletişim ve sorunların hızlı çözümü ile etkili bir destek sunuyor olması gerekir. Kullanıcılara soruları veya endişeleri konusunda yardımcı olmak için 7/24 hizmet veren özel bir destek ekibine sahip olmalıdır. Ek olarak yazılım sağlayıcı, kullanıcıların yazılımdan en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı olacak bir bilgi tabanına, eğitim videolarına ve diğer kaynaklara sahip olmalıdır.

Informasoft® ve Bordromat® ile İK Süreçlerinizi Güvence Altına Alın!

Yüksek teknoloji ürünü İK yazılımlarımızdan Informasoft® İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi ile sicil yönetimi, zaman takibi, izin yönetimi, performans yönetimi gibi 30’un üzerinde modül ve özellikten yararlanarak İK süreçlerinize hız kazandırabilirsiniz. Ayrıca Bordromat® Bordro Süreç Yönetim Sistemi ile puantaj hazırlama, hesaplama, bildirgelerin hazırlanması, banka ödeme listelerinin hazırlanması, bordro kapanışı ve size özel tüm süreçleri kolaylıkla yürütebilirsiniz.

Ek bilgiye ihtiyaç duymanız hâlinde lütfen bizimle iletişime geçiniz.