05 August 2025
İş Kanunu Kapsamında Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Kullanımı ve Sıkça Sorulan Sorular
-
2011 yılından itibaren kullanılmakta olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) uygulamaları, 24.07.2025 tarihinde 4857 sayılı İş Kanunu'nda yapılan değişiklikle işçi ve işveren ilişkilerinde yasal olarak düzenlenmiştir. Uygulamada KEP adresleri kullanılsa da bu yasal düzenleme ile elektronik postanın niteliği, temini, faydaları ve daha birçok konuda çeşitli sorular ortaya çıkmıştır. Aşağıda, sık karşılaşılan sorulara ayrıntılı cevaplar verilerek konunun açıklığa kavuşturulması amaçlanmıştır.
1- Kayıtlı elektronik posta (KEP) nedir?
KEP; elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olarak tanımlanmaktadır.
2- KEP'in bilinen e-posta adreslerinden farkları nelerdir?
| Özellik | KEP | Standart E-Posta |
|---|---|---|
| Gönderici Doğrulaması | E-postanın kim tarafından gönderildiği ispatlanabilir. | Gönderici bilgisi kolayca taklit edilebilir. |
| Teslimat Delili | Gönderinin ulaşıp ulaşmadığı ve zamanı ispatlanabilir. | Resmî teslimat kaydı yoktur. |
| Okunma Bilgisi | Okunup okunmadığı ve zamanı belgelidir. | Bu bilgi kullanıcı iznine bağlıdır. |
| Arşivleme | Resmî delil olarak arşivlenebilir. | Hukuki geçerliliği olmayan arşivleme yapılır. |
3- İş Kanunu kapsamında yapılacak bildirimlerde KEP kullanımı mümkün müdür?
Evet, mümkündür. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 109. maddesinde yapılan değişiklikle birlikte, iş sözleşmesinin feshine ilişkin bildirimlerin yazılı olarak yapılması esası korunmakla birlikte, işçinin yazılı kabulü bulunması koşuluyla Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden gönderilmesine de imkân tanınmıştır.
4- İşçinin KEP yoluyla bildirim yapılmasına ilişkin yazılı kabulü nasıl alınmalıdır?
İşçinin yazılı kabulü, aşağıdaki şekillerde alınabilir:
- İş sözleşmesinde açıkça yer verilerek,
- Ek bir taahhütname veya muvafakatname ile,
- İşe girişte imzalatılan iletişim tercihi formları kapsamında,
- Kurumsal iç iletişim sistemleri üzerinden yazılı ve imzalı şekilde alınarak.
Yazılı kabulde, işçiye ait aktif bir KEP adresi belirtmesi ve bu adres üzerinden yapılacak tebligatları kabul ettiğini açıkça beyan etmesi gerekmektedir. Bu onay, ispat yükü işverende olacağı için mutlaka belgeye dayandırılmalı ve personel özlük dosyasında saklanmalıdır.
5- Kayıtlı e posta adresinin çalışma ilişkilerinde kullanılmasının yasal dayanağı ve kapsamı nedir?
24.07.2025 tarihinde yayımlanan 7555 sayılı Kanun ile 4857 sayılı İş Kanunu'nun 109. maddesinin başlığı "Yazılı veya Elektronik Bildirim" olarak değiştirilmiş olup, İş Hukuku'nda yazılı ve elektronik bildirim usullerine ilişkin yeni düzenlemeler getirilmiştir.
Böylece İş Kanunu kapsamında yapılacak bildirimlerin işçinin yazılı kabulü bulunmak kaydıyla, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden gönderilme imkânı getirilmiştir.
6- İşçiye yapılacak bildirimlerde KEP sisteminin kullanılmasına ilişkin maliyetler kim tarafından karşılanır?
KEP sisteminin kullanılmasına ilişkin maliyetler işveren tarafından karşılanır.
7- İş sözleşmesinin feshi için KEP sistemi kullanılabilir mi?
Hayır, kullanılamaz. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 109. maddesinde yapılan değişiklikle, iş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak bildirimlerin her hâlükârda yazılı olarak yapılması gerektiği açıkça hüküm altına alınmıştır. Bu nedenle, yalnızca KEP sistemi üzerinden yapılan bir bildirim, yazılılık şartını tek başına karşılamaz.
8- Kayıtlı Elektronik Posta hesabı nereden temin edilir?
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunu tarafından yetkilendirilmiş Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarından (KEPHS) temin edilebilir. Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarına yönelik bilgiler ve web adresleri Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'nun internet sayfasında yayımlanmaktadır.
9- Birden fazla KEP hesabı alabilir miyim?
Evet, alabilirsiniz. Gerçek veya tüzel kişiler, aynı ya da farklı Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) üzerinden birden fazla KEP hesabı açabilirler.
10- İş sözleşmesinin feshi ile ilgili bildirimler KEP aracılığıyla yapılabilir mi?
Hayır, yapılamaz. İş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak tüm bildirimlerin yazılı olarak yapılması zorunludur.
11- KEP ile yapılabilecek bildirimler nelerdir?
İş sözleşmesinin feshi dışında kalan ve İş Kanunu kapsamında yapılacak diğer bildirimler Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden yapılabilir.
- Görev Değişikliği, Yer Değişikliği (İşverenin Yönetim Hakkı Kapsamında)
- Savunma İsteme Yazısı (Disiplin Süreci)
- Eğitim ve Bilgilendirme Yükümlülükleri
- Uyarı Yazıları (İhtarlar)
- Fazla Çalışma Yapılacağına Dair Bildirim
- Çalışma Belgesi
- İş Yerindeki Açık İş Pozisyonlarını Geçici İşçisine Bildirmesi
- Ücret Kesme Cezalarının İşçiye Bildirilmesi
İlgili Kanun'a buradan ulaşabilirsiniz.
Bilgilendirme Metni!
